Beds24 permite programar el envío diario de informes por correo electrónico mediante la función Routines. Esto ahorra tiempo y permite a Soporte investigar proactivamente posibles discrepancias.
El orden correcto para la configuración es el siguiente:
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Crear la configuración de correo saliente: Scheduled Reports
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Crear las rutinas: una para Ingresos Mensuales (Monthly Revenue) y otra para Ocupación Mensual (Monthly Occupancy)
✉️ Paso 1: Configurar el correo electrónico saliente
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Vaya a Cuenta (Account) → Correo electrónico saliente (Outgoing Email)
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En la sección “Own Email Address”, seleccione “Use Own Email Address” → “Yes”, e ingrese su dirección de correo electrónico (sin los signos
< >) en “Sending Email Address”.
Puede dejar el campo “Descriptive Sending Email Address” vacío.Luego, haga clic en “Guardar” (Save).
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En la sección “Email Server”, ingrese los datos correspondientes (a continuación se muestra un ejemplo para Gmail). Al hacer clic en el ícono azul de “?”, podrá ver los valores recomendados para Gmail y Outlook / Hotmail.
Para otros proveedores de correo electrónico, consulte con su proveedor o con el soporte de Beds24 para obtener la configuración correcta del servidor, el tipo de encriptación y el puerto.Luego, haga clic nuevamente en “Guardar” (Save).
Nota: Si utiliza Gmail y tiene activada la autenticación en dos pasos (MFA) en la cuenta desde la cual desea enviar correos automáticos, puede configurar una contraseña de aplicación para usar con Beds24.
Acceda a: https://myaccount.google.com/apppasswords,
asígnele un nombre (por ejemplo, “Beds24 automated e-mails”), copie la contraseña generada y péguela en el campo “Password” de Beds24.Si no tiene habilitada la autenticación en dos pasos, simplemente utilice la contraseña habitual de su cuenta.
- Si desea comprobar que la configuración funciona correctamente, puede hacer clic en “Enviar correo de prueba” (Send Test Email) en la sección “Own Email Address”.
Se enviará un correo electrónico a la dirección de correo del administrador, que puede consultar en la sección “Cuenta” (Account).
⚙️ Paso 2: Creación de la rutina de ingresos/ocupación mensual
💲 Rutina de ingresos
1. Vaya a Cuenta (Account) → Rutinas (Routines)
2. Haga clic en “Crear nueva rutina” (Create new routine).
3. Haga clic en “Editar” (Edit) en la rutina que acaba de crear.
4. Complete los siguientes campos, reemplazando <hotel_name> por el nombre de su hotel (sin los signos < >) y <hotel_id> por su ID de cuenta de RoomPriceGenie (también sin < >).
Su contacto en RoomPriceGenie le proporcionará este ID.
5. Seleccione lo siguiente en “Adjunto” (Attachment) y luego haga clic en “Guardar” (Save).
6. Después de guardar, aparecerán más opciones. Es importante seleccionar los siguientes valores para los campos Inicio del informe (Report Start), Fin del informe (Report End), Formato de fecha (Date Format) y Estado de la reserva (Booking Status).
Puede ignorar el campo Subestado de la reserva (Booking Sub Status).
▶️ A tener en cuenta: RoomPriceGenie calculará los ingresos y la ocupación únicamente en base a los siguientes tres estados:
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✅ Confirmada (Confirmed)
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✅ Nueva (New)
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✅ Solicitud (Request)
⚠️ Las reservas con estado Consulta (Inquiry) no se incluirán en el cálculo de ingresos.
7. Haga clic en “Guardar” (Save) nuevamente en la sección “Adjuntos” (Attachments).
📆 Rutina de ocupación
Siga los mismos pasos anteriores para crear una nueva rutina, pero esta vez utilice "Monthly Occupancy" en los siguientes campos:
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Nombre de la rutina (Routine → Name)
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Asunto del correo (Email → Email Subject)
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Informe adjunto (Attachment → Report)