Understanding the Portfolio Calendar (de-de)

 Der Portfolio Calendar bietet Ihnen eine einzige Übersicht aller Unterkünfte Ihrer Gruppe, nach Unterkunft und Datum. So erkennen Sie im gesamten Portfolio, wo Handlungsbedarf besteht, ohne den Kalender jeder Unterkunft einzeln zu öffnen. 

• Jede Zeile ist eine Unterkunft und zeigt deren Namen und Zimmeranzahl (z. B. „Hotel A · 68 Zimmer“). Die Spalte mit den Unterkünften bleibt beim Scrollen links fixiert.
• Die Spalten sind nach Wochen gruppiert, mit endlosem horizontalem Scrollen. Zukünftige Daten werden automatisch geladen, wenn Sie nach rechts scrollen, vergangene Daten, wenn Sie nach links scrollen.
• Die Wochen richten sich nach dem Wochenstarttag der jeweiligen Unterkunft, nicht nach einem einheitlichen Starttag für das gesamte Portfolio.
• Das Raster ist schreibgeschützt. Es gibt keine bearbeitbaren Zellen und keine Massenaktionen.

KPIs auswählen 

Sie können bis zu 3 KPIs als Spalten pro Unterkunft anzeigen. Mindestens ein KPI muss immer ausgewählt sein.

• Occupancy, Pickup und Price: in allen Tarifen verfügbar, ohne Zusatzoption.
• Revenue, ADR und RevPAR: erfordern, dass Reporting in Ihrem Konto aktiviert ist.

 

Compare 

Compare legt fest, wonach die Farben der einzelnen Zellen bestimmt werden. Die Option ändert oder berechnet die KPI-Daten selbst nicht neu. Es gibt vier Optionen sowie None:

• Occupancy vs expected —  vergleicht die gebuchte Belegung mit der Belegung, die das System für dieses Datum erwartet. Die Erwartung basiert auf dem Buchungsfenster und der Zielbelegung aus den Occupancy-Strategy-Einstellungen der Unterkunft. Die Zellen reichen von langsamer als erwartet (Orangetöne) bis schneller als erwartet (Lila-/Blautöne). 

• Pickup vs expected — vergleicht den Pickup im ausgewählten Zeitraum mit dem erwarteten Pickup, nach derselben Occupancy-Strategy-Logik und mit derselben Farbskala von Orange bis Lila. 

• Pickup vs actual —  vergleicht den Pickup von Tag zu Tag. Ein Pickup von null hat keine Farbe. Negativer Pickup wird rot angezeigt, positiver Pickup grün; je dunkler der Farbton, desto größer die Veränderung. 

• Same Time Last Year (STLY): vergleicht jeden KPI mit demselben Aufenthaltsdatum ein Jahr zuvor.
  • Jede Zelle zeigt den tatsächlichen Wert und die prozentuale Veränderung zum Vorjahr, mit einem Pfeil nach oben oder unten.
  • Diese Option ist für alle KPIs außer Price verfügbar, und in diesem Modus werden keine Farben verwendet.
  • Bei Pickup bedeutet „Vorjahr“ die verkauften Zimmernächte für dasselbe Aufenthaltsdatum mit derselben Vorlaufzeit ein Jahr zuvor. Der Filter Pickup since gilt also weiterhin.
  • Unterkünfte, die seit weniger als einem Jahr aktiv sind, zeigen für Daten ohne Vorjahreswerte keine Veränderung an.
  • Das Menü Sort enthält ein Untermenü Same Time Last Year (am weitesten zurück / am weitesten voraus pro KPI). So sehen Sie am schnellsten, welche Unterkünfte hinter dem Vorjahr liegen.

Cluster

Ein Cluster ist eine benannte Gruppe von Unterkünften, die widerspiegelt, wie Sie Ihr Portfolio verwalten, zum Beispiel nach Region, Marke, Unterkunftsart oder Revenue Manager. Sobald Cluster eingerichtet sind, zeigt das Raster eine Summenzeile pro Cluster mit den zugehörigen Unterkünften darunter. Cluster lassen sich auf- und zuklappen, und der Kalender merkt sich Ihre Auswahl.

• Summenwerte:
  • Die Belegung ist die Anzahl verkaufter Zimmer geteilt durch die verfügbaren Zimmer im gesamten Cluster. Größere Unterkünfte haben also mehr Gewicht.
  • Der Pickup ist die Summe des Pickups aller Unterkünfte.
• Farben gibt es nur auf Ebene der Unterkünfte, Cluster-Zeilen sind daher nicht eingefärbt.
• Nicht zugeordnete Unterkünfte stehen in einer eigenen Gruppe am Ende des Rasters, ohne Summenwerte.
• Unterkunftsfilter: Sie können einen ganzen Cluster mit einem Klick aus- oder abwählen.
• Die Sortierung gilt für die Unterkünfte innerhalb jedes Clusters. Die Cluster selbst werden nicht neu sortiert.
• Zugriff: Cluster ändern nichts daran, wer was sieht. Sie sehen nur die Unterkünfte, auf die Sie bereits Zugriff haben, und nur Cluster, die mindestens eine davon enthalten.
• Ein Kriterium zur Zeit: Sie können nur nach einem Kriterium gruppieren (z. B. Region oder Marke, nicht beides), und jede Unterkunft gehört zu genau einem Cluster.

Gespeicherte Ansichten vs. Cluster: Eine gespeicherte Ansicht ist Ihre persönliche Verknüpfung zu einer Auswahl von Unterkünften, die weiterhin Zeile für Zeile angezeigt werden. Ein Cluster wird einmal für die gesamte Gruppe eingerichtet, ergänzt Summenwerte und ist für alle gleich. Sie können eine gespeicherte Ansicht auch auf Basis eines Clusters erstellen.

Gespeicherte Ansichten

Sie können so viele gespeicherte Ansichten erstellen, wie Sie benötigen. Eine gespeicherte Ansicht speichert eine Auswahl von Unterkünften und Filtern und erscheint als eigener Tab neben „Default“, der immer vorhanden ist und nicht gelöscht werden kann.

Wenn zum Beispiel 4 Ihrer 10 Unterkünfte gut vergleichbar sind (gleicher Markt, gleiche Marke oder gleicher Standort), speichern Sie diese 4 als Ansicht. So gelangen Sie direkt zu dieser Auswahl, ohne die Unterkünfte jedes Mal neu auszuwählen.

• Gespeicherte Ansichten sind persönlich und werden nicht mit anderen Nutzern desselben Kontos geteilt.
• Ansichten bleiben über Sitzungen hinweg erhalten, und vor dem Löschen einer Ansicht wird eine Bestätigung abgefragt.
• Gespeicherte Ansichten können derzeit nicht umbenannt oder bearbeitet werden. Um eine Ansicht zu ändern, löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue.

Tagesdetails

• Fahren Sie mit der Maus über eine Zelle, um eine schnelle Übersicht zu sehen, ohne das Raster zu verlassen:
  • Occupancy und Pickup: tatsächlich, erwartet und Vorjahreszeitraum, jeweils mit der Veränderung.
  • Preis des Referenzzimmers: empfohlener Preis im Vergleich zum Vortag, dazu der Marktfaktor.
  • Bei aktivierten Overlays: Mindestaufenthalt pro Zimmertyp und Events an diesem Tag.
• Klicken Sie auf eine Zelle, um das Seitenpanel mit Tagesdetails für diese Unterkunft und dieses Datum zu öffnen. Es ist schreibgeschützt und hat drei Tabs:
  • Overview: die Tageszusammenfassung sowie die Performance von Preis, Belegung im Vergleich zur Erwartung und Pickup inklusive Stornierungen. Außerdem zeigt es alle Anpassungen, die den Preis an diesem Tag beeinflussen (automatische Anpassungen und das Protokoll der manuellen Anpassungen), sowie die Events des Tages. Die Anpassungen beziehen sich nur auf den Referenzzimmertyp.
  • All Room Types: verbleibende Zimmer, geschlossene Zimmer und empfohlener Preis für jeden Zimmertyp.
  • Price Evolution: wie sich der empfohlene Preis für dieses Datum im Laufe der Zeit verändert hat. Verfügbar in den Tarifen Pro und Premium.
  • Wenn Sie auf eine andere Zelle klicken, wechselt das Panel zu dieser Unterkunft und diesem Datum. Wenn Sie es schließen, kehren Sie zum Raster zurück; Filter, Sortierung und Scrollposition bleiben erhalten.
• Klicken Sie auf den Namen einer Unterkunft, um deren eigenen Kalender in einem neuen Tab zu öffnen. Dort nehmen Sie Preisänderungen vor. Das Seitenpanel dient nur zur Ansicht.

Filter

Unter More filters können Sie Folgendes einstellen:

• Pickup since (Yesterday / Last week / Last month). Diese festen Optionen sind bewusst so gewählt, um Trends zu zeigen statt eines benutzerdefinierten Zeitraums.
• Currency: gilt nur für ADR, RevPAR und Revenue. Occupancy und Pickup sind währungsunabhängig, und Price wird nicht umgerechnet. Die Währungsoption erscheint nur, wenn Ihr Portfolio mehr als eine Währung verwendet.
• Tax mode (z. B. Gross excl. extra services).
• Overlays:
  • Events zeigt den Namen des Events an jedem betroffenen Tag, oder einen Zähler „+n“, wenn es mehrere gibt.
  • Min Stay nights markiert Tage mit einer aktiven Mindestaufenthaltsbeschränkung mit einem kleinen Mond-Symbol.
  • Sie können beide gleichzeitig aktivieren. Die Details erscheinen in der Tagesvorschau und im Seitenpanel.

Welche Filter angezeigt werden, hängt von Ihren KPIs ab: Pickup since erscheint nur, wenn Pickup ausgewählt ist, Currency nur bei ADR, RevPAR oder Revenue, und Tax mode nur bei Revenue.

 

Einrichtung 

Navigationspfad: Calendar → Portfolio (neben dem Kalender der einzelnen Unterkunft im linken Menü)

1. Gehen Sie im linken Menü zu Calendar → Portfolio.
2. Wählen Sie im Dropdown Properties die Unterkünfte aus, die angezeigt werden sollen (standardmäßig sind alle ausgewählt). Hier können Sie auch ganze Cluster auswählen.
3. Wählen Sie bis zu drei KPIs aus, die als Spalten angezeigt werden.
4. Wählen Sie eine Compare-Option.
5. Passen Sie bei Bedarf More filters an: Pickup since, Currency, Tax mode sowie die Overlays Events / Min Stay nights.
6. Klicken Sie auf Save view, um diese Einstellungen als neuen Tab zu speichern. Jede Ansicht erscheint als eigener Tab und kann über das X neben ihrem Namen geschlossen werden.

Cluster einrichten 

Nur Owner und Admins können Cluster erstellen oder bearbeiten. Alle anderen Nutzer sehen sie im Raster und im Unterkunftsfilter. Cluster werden einmal für die gesamte Gruppe eingerichtet.

1. Klicken Sie im Portfolio Calendar oben auf Set-up clusters. Sobald Cluster vorhanden sind, heißt die Schaltfläche Manage clusters.
2. Klicken Sie auf Add clusters und folgen Sie den vier Schritten:
   • Cluster by: Benennen Sie Ihr Gruppierungskriterium, z. B. Region.
   • Cluster names: z. B. Berlin, München.
   • Assignment: Wählen Sie für jede Unterkunft einen Cluster aus, oder markieren Sie mehrere und weisen Sie sie gemeinsam zu.
   • Review: Prüfen und bestätigen Sie vor dem Speichern.
3. Sie können Unterkünfte auch nicht zuordnen. Sie erscheinen dann in keiner Cluster-Summe, bis Sie sie zuordnen.

Um später Änderungen vorzunehmen, gehen Sie zur Seite Clusters:

• Edit neben dem Gruppierungskriterium öffnet die Einrichtungsschritte erneut.
• Mit dem Stift benennen Sie einen Cluster um oder ändern seine Unterkünfte.
• Mit dem Papierkorb löschen Sie einen Cluster. Seine Unterkünfte werden dann nicht zugeordnet oder einem anderen Cluster zugewiesen; die Unterkünfte selbst bleiben unverändert.
  
  

Farben und Compare 

Die Farben basieren entweder auf den Occupancy-Strategy-Einstellungen der jeweiligen Unterkunft oder auf dem tatsächlichen Pickup von Tag zu Tag, je nachdem, was in Compare ausgewählt ist. Same Time Last Year zeigt prozentuale Veränderungen statt Farben, und Cluster-Zeilen sind nie eingefärbt. Weitere Details finden Sie über den Link „Learn more about how we calculate this“ im Kalender. 

Häufige Fragen 

Ist der Portfolio Calendar nur für große Hotelgruppen gedacht?
Nein. Jedes Konto mit 2 oder mehr Unterkünften kann ihn nutzen.

Muss Reporting aktiviert sein, um ihn zu nutzen?
Nein. Nur die KPIs Revenue, ADR und RevPAR erfordern Reporting. Occupancy, Pickup und Price sind in allen Tarifen verfügbar.

Ist der Portfolio Calendar in meinem aktuellen Tarif enthalten?
Ja, während der Beta-Phase ist er in Ihrem aktuellen Tarif enthalten.

Wenn ich Price als KPI auswähle, werden dann alle meine Zimmertypen angezeigt?
Nein, es wird nur der Preis des Referenzzimmertyps angezeigt. Um alle Zimmertypen für ein Datum zu sehen, klicken Sie auf die Zelle und öffnen Sie im Seitenpanel den Tab All Room Types.

Ändert Compare meine Daten?
Nein. Compare ändert nur die Farben (bzw. die prozentuale Veränderung bei Same Time Last Year). Die KPI-Werte bleiben gleich.

Warum ändern sich die Farben?
Die Farben hängen von der Option ab, die in Compare ausgewählt ist. Sie basieren entweder auf den Occupancy-Strategy-Einstellungen der Unterkunft oder auf dem Pickup von Tag zu Tag.

Kann ich die Performance mit dem Vorjahr vergleichen?
Ja. Wählen Sie in Compare die Option Same Time Last Year. Jede Zelle zeigt die prozentuale Veränderung zum selben Datum im Vorjahr, für alle KPIs außer Price.

Kann ich Events und Mindestaufenthalte im Kalender sehen?
Ja. Aktivieren Sie die Overlays Events und/oder Min Stay nights unter More filters.

Wer kann Cluster einrichten?
Owner und Admins. Alle anderen Nutzer sehen die Cluster im Raster und können danach filtern.

Kann ich meine Unterkünfte gleichzeitig auf mehrere Arten gruppieren?
Noch nicht. Sie können nach einem Kriterium zur Zeit gruppieren (z. B. Region oder Marke), und jede Unterkunft gehört zu genau einem Cluster.

Zeigt eine gespeicherte Ansicht einen Gesamtwert für die ganze Gruppe?
Nein, gespeicherte Ansichten zeigen jede Unterkunft Zeile für Zeile. Für Summenwerte pro Tag nutzen Sie Cluster.

Wie viele gespeicherte Ansichten kann ich erstellen?
So viele, wie Sie benötigen.

Kann ich eine gespeicherte Ansicht umbenennen oder bearbeiten?
Noch nicht. Um eine gespeicherte Ansicht zu ändern, löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue.

Werden meine gespeicherten Ansichten mit meinem Team geteilt?
Nein, gespeicherte Ansichten sind persönlich für jeden Nutzer.

Kann ich Preise direkt im Portfolio Calendar ändern?
Nicht direkt. Das Raster und das Seitenpanel sind schreibgeschützt. Klicken Sie auf den Namen der Unterkunft, um deren eigenen Kalender in einem neuen Tab zu öffnen, und nehmen Sie die Änderung dort vor.

Kann ich eine Anpassung auf alle meine Unterkünfte gleichzeitig anwenden?
Noch nicht. Jede Unterkunft muss in ihrem eigenen Kalender angepasst werden.

Kann ich einen benutzerdefinierten Zeitraum für den Pickup wählen?
Derzeit nicht. Pickup since verwendet feste Optionen (Yesterday, Last week, Last month), die darauf ausgelegt sind, Trends zu zeigen.