Understanding the Portfolio Calendar (fr)

Le Portfolio Calendar vous offre une vue unique, par établissement et par date, de tous les établissements de votre groupe. Vous pouvez ainsi repérer où votre attention est nécessaire dans tout votre portefeuille sans ouvrir le calendrier de chaque établissement un par un. 

• Chaque ligne correspond à un établissement et affiche son nom et son nombre de chambres (p. ex. « Hôtel A · 68 chambres »). La colonne des établissements reste figée à gauche lorsque vous faites défiler.
• Les colonnes sont regroupées par semaine, avec un défilement horizontal infini. Les dates futures se chargent automatiquement lorsque vous faites défiler vers la droite, et les dates passées lorsque vous faites défiler vers la gauche.
• Les semaines suivent le jour de début de semaine propre à chaque établissement, et non un jour unique pour tout le portefeuille.
• La grille est en lecture seule. Elle ne comporte ni cellules modifiables ni actions groupées.

Choisir vos KPI

Vous pouvez afficher jusqu'à 3 KPI en colonnes pour chaque établissement. Au moins un KPI doit toujours être sélectionné.

• Occupancy, Pickup et Price : disponibles avec tous les forfaits, sans option supplémentaire.
• Revenue, ADR et RevPAR : nécessitent que Reporting soit activé sur votre compte.

 Compare 

Compare détermine ce qui définit les couleurs de chaque cellule. Cette option ne modifie ni ne recalcule les données des KPI. Il existe quatre options, plus None :

• Occupancy vs expected — compare l'occupation réservée à celle que le système prévoit pour cette date. La prévision repose sur la fenêtre de réservation et l'occupation cible définies dans les paramètres Occupancy Strategy de l'établissement. Les cellules vont de plus lent que prévu (tons orange) à plus rapide que prévu (tons violet/bleu). 

• Pickup vs expected — compare le pickup de la période sélectionnée au pickup prévu, avec la même logique Occupancy Strategy et la même échelle de l'orange au violet. 

• Pickup vs actual — compare le pickup d'un jour à l'autre. Un pickup nul n'a pas de couleur. Un pickup négatif s'affiche en rouge et un pickup positif en vert ; plus la teinte est foncée, plus la variation est importante. 

• Same Time Last Year (STLY) : compare chaque KPI à la même date de séjour un an plus tôt.
  • Chaque cellule affiche la valeur réelle et la variation en % par rapport à l'an dernier, avec une flèche vers le haut ou vers le bas.
  • Cette option est disponible pour tous les KPI sauf Price, et aucune couleur n'est appliquée dans ce mode.
  • Pour Pickup, « l'an dernier » correspond aux nuitées vendues pour la même date de séjour, au même délai avant l'arrivée, un an plus tôt. Le filtre Pickup since s'applique donc toujours.
  • Les établissements actifs depuis moins d'un an n'affichent pas de variation pour les dates sans données de l'année précédente.
  • Le menu Sort propose un sous-menu Same Time Last Year (le plus en retard / le plus en avance par KPI). C'est le moyen le plus rapide de voir quels établissements sont en retard sur l'an dernier.

Clusters

Un cluster est un groupe d'établissements nommé qui reflète la façon dont vous gérez votre portefeuille, par exemple par région, marque, type d'établissement ou revenue manager. Une fois les clusters configurés, la grille affiche une ligne de totaux par cluster, avec ses établissements en dessous. Les clusters peuvent être développés ou réduits, et le calendrier mémorise votre choix.

• Totaux du cluster :
  • L'occupation correspond au total des chambres vendues divisé par le total des chambres disponibles dans le cluster ; les grands établissements pèsent donc davantage.
  • Le pickup est la somme du pickup de chaque établissement.
• Les couleurs s'appliquent uniquement au niveau des établissements ; les lignes de cluster ne sont donc pas colorées.
• Les établissements non attribués apparaissent dans leur propre groupe en bas de la grille, sans totaux.
• Filtre des établissements : vous pouvez sélectionner ou désélectionner un cluster entier en un clic.
• Le tri s'applique aux établissements au sein de chaque cluster. Les clusters eux-mêmes ne sont pas réordonnés.
• Accès : les clusters ne changent pas qui voit quoi. Vous ne voyez que les établissements auxquels vous avez déjà accès, et uniquement les clusters qui en contiennent au moins un.
• Un seul critère à la fois : vous ne pouvez regrouper que selon un critère (p. ex. région ou marque, pas les deux), et chaque établissement appartient à un seul cluster.

Vues enregistrées ou clusters : une vue enregistrée est votre raccourci personnel vers un ensemble d'établissements, toujours affichés ligne par ligne. Un cluster est configuré une seule fois pour tout le groupe, ajoute des totaux combinés et est identique pour tous. Vous pouvez aussi créer une vue enregistrée à partir d'un cluster.

Vues enregistrées

Vous pouvez créer autant de vues enregistrées que nécessaire. Une vue enregistrée mémorise une sélection d'établissements et de filtres, et apparaît dans son propre onglet à côté de « Default », qui existe toujours et ne peut pas être supprimé.

Par exemple, si 4 de vos 10 établissements sont comparables entre eux (même marché, même marque ou même emplacement), enregistrez ces 4 établissements dans une vue. Vous arriverez directement sur ce groupe, sans avoir à les sélectionner à nouveau à chaque fois.

• Les vues enregistrées sont personnelles et ne sont pas partagées avec les autres utilisateurs du même compte.
• Les vues sont conservées d'une session à l'autre, et la suppression d'une vue demande d'abord une confirmation.
• Pour l'instant, les vues enregistrées ne peuvent pas être renommées ni modifiées. Pour en changer une, supprimez-la et créez-en une nouvelle.

Détails du jour

• Survolez une cellule pour un aperçu rapide sans quitter la grille :
  • Occupancy et Pickup : réel, prévu et même période l'an dernier, avec la variation par rapport à chacun.
  • Prix de la chambre de référence : prix recommandé par rapport à la veille, plus le facteur marché.
  • Avec les calques activés : durée minimale de séjour par type de chambre et événements du jour.
• Cliquez sur une cellule pour ouvrir le panneau latéral de détails du jour pour cet établissement et cette date. Il est en lecture seule et comporte trois onglets :
  • Overview : le résumé du jour, ainsi que les performances du prix, de l'occupation par rapport aux prévisions et du pickup avec les annulations. Il affiche aussi tous les ajustements qui influencent le prix ce jour-là (ajustements automatiques et historique des ajustements manuels) et les événements du jour. Les ajustements concernent uniquement le type de chambre de référence.
  • All Room Types : chambres restantes, chambres fermées et prix recommandé pour chaque type de chambre.
  • Price Evolution : l'évolution du prix recommandé pour cette date au fil du temps. Disponible avec les forfaits Pro et Premium.
  • Cliquer sur une autre cellule affiche cet établissement et cette date dans le panneau. En le fermant, vous revenez à la grille avec vos filtres, votre tri et votre position conservés.
• Cliquez sur le nom d'un établissement pour ouvrir son propre calendrier dans un nouvel onglet. C'est là que se font les modifications de prix. Le panneau latéral sert uniquement à la consultation.

Filtres

Dans More filters, vous pouvez définir :

• Pickup since (Yesterday / Last week / Last month). Ces options sont prédéfinies volontairement, pour montrer des tendances plutôt qu'une période personnalisée.
• Currency : s'applique uniquement à ADR, RevPAR et Revenue. Occupancy et Pickup ne dépendent pas de la devise, et Price n'est pas converti. L'option de devise n'apparaît que si votre portefeuille utilise plusieurs devises.
• Tax mode (p. ex. Gross excl. extra services).
• Overlays (calques) :
  • Events affiche le nom de l'événement sur chaque jour concerné, ou un compteur « +n » s'il y en a plusieurs.
  • Min Stay nights signale par une petite icône de lune les jours avec une restriction de durée minimale de séjour active.
  • Vous pouvez activer les deux en même temps. Les détails apparaissent dans l'aperçu du jour et dans le panneau latéral.

Les filtres affichés dépendent de vos KPI : Pickup since n'apparaît que si Pickup est sélectionné, Currency uniquement avec ADR, RevPAR ou Revenue, et Tax mode uniquement avec Revenue.

Comment le configurer 

Chemin : Calendar → Portfolio (à côté du calendrier de l'établissement dans le menu de gauche)

1. Allez dans Calendar → Portfolio dans le menu de gauche.
2. Choisissez les établissements à inclure dans la liste déroulante Properties (tous sont sélectionnés par défaut). Vous pouvez aussi y choisir des clusters entiers.
3. Choisissez jusqu'à trois KPI à afficher en colonnes.
4. Choisissez une option Compare.
5. Ajustez More filters si besoin : Pickup since, Currency, Tax mode et les calques Events / Min Stay nights.
6. Cliquez sur Save view pour enregistrer cette configuration dans un nouvel onglet. Chaque vue apparaît dans son propre onglet et peut être fermée avec le X à côté de son nom.

Configurer les clusters

Seuls les Owners et les Admins peuvent créer ou modifier des clusters. Les autres utilisateurs les voient dans la grille et dans le filtre des établissements. Les clusters sont configurés une seule fois pour tout le groupe.

1. Dans le Portfolio Calendar, cliquez sur Set-up clusters en haut de la page. Une fois des clusters créés, le bouton indique Manage clusters.
2. Cliquez sur Add clusters et suivez les quatre étapes :
   • Cluster by : nommez votre critère de regroupement, p. ex. Région.
   • Cluster names : p. ex. Paris, Lyon.
   • Assignment : choisissez un cluster pour chaque établissement, ou sélectionnez-en plusieurs et attribuez-les ensemble.
   • Review : vérifiez et confirmez avant d'enregistrer.
3. Vous pouvez laisser des établissements non attribués. Ils n'apparaîtront dans aucun total de cluster tant que vous ne les aurez pas attribués.

Pour faire des modifications plus tard, allez sur la page Clusters :

• Edit, à côté du critère de regroupement, rouvre les étapes de configuration.
• Le crayon permet de renommer un cluster ou de modifier ses établissements.
• La corbeille supprime un cluster. Ses établissements deviennent non attribués ou passent dans un autre cluster ; les établissements eux-mêmes ne sont pas affectés.

Couleurs et Compare 

Les couleurs reposent sur les paramètres Occupancy Strategy de chaque établissement ou sur le pickup réel d'un jour à l'autre, selon l'option sélectionnée dans Compare. Same Time Last Year affiche des variations en % au lieu de couleurs, et les lignes de cluster ne sont jamais colorées. Pour plus de détails, utilisez le lien « Learn more about how we calculate this » du calendrier. 

FAQ

Le Portfolio Calendar est-il réservé aux grands groupes hôteliers ?
Non. Tout compte avec 2 établissements ou plus peut l'utiliser.

Dois-je activer Reporting pour l'utiliser ?
Non. Seuls les KPI Revenue, ADR et RevPAR nécessitent Reporting. Occupancy, Pickup et Price sont disponibles avec tous les forfaits.

Le Portfolio Calendar est-il inclus dans mon forfait actuel ?
Oui, pendant la phase bêta, il est inclus dans votre forfait actuel.

Si je sélectionne Price comme KPI, tous mes types de chambres s'affichent-ils ?
Non, seul le prix du type de chambre de référence s'affiche. Pour voir tous les types de chambres d'une date, cliquez sur la cellule et ouvrez l'onglet All Room Types du panneau latéral.

Changer Compare modifie-t-il mes données ?
Non. Compare change uniquement les couleurs (ou la variation en % pour Same Time Last Year). Les valeurs des KPI restent les mêmes.

Pourquoi les couleurs changent-elles ?
Les couleurs dépendent de l'option sélectionnée dans Compare. Elles reposent sur les paramètres Occupancy Strategy de l'établissement ou sur le pickup d'un jour à l'autre.

Puis-je comparer les performances avec l'an dernier ?
Oui. Sélectionnez Same Time Last Year dans Compare. Chaque cellule affiche la variation en % par rapport à la même date l'an dernier, pour tous les KPI sauf Price.

Puis-je voir les événements et les restrictions de durée minimale de séjour dans le calendrier ?
Oui. Activez les calques Events et/ou Min Stay nights dans More filters.

Qui peut configurer les clusters ?
Les Owners et les Admins. Les autres utilisateurs peuvent voir les clusters dans la grille et filtrer par cluster.

Puis-je regrouper mes établissements de plusieurs façons en même temps ?
Pas pour l'instant. Vous pouvez regrouper selon un seul critère à la fois (p. ex. région ou marque), et chaque établissement appartient à un seul cluster.

Une vue enregistrée affiche-t-elle un total combiné pour tout le groupe ?
Non, les vues enregistrées affichent chaque établissement ligne par ligne. Pour voir des totaux combinés par jour, utilisez les clusters.

Combien de vues enregistrées puis-je créer ?
Autant que nécessaire.

Puis-je renommer ou modifier une vue enregistrée ?
Pas pour l'instant. Pour changer une vue enregistrée, supprimez-la et créez-en une nouvelle.

Mes vues enregistrées sont-elles partagées avec mon équipe ?
Non, les vues enregistrées sont propres à chaque utilisateur.

Puis-je modifier les prix depuis le Portfolio Calendar ?
Pas directement. La grille et le panneau latéral sont en lecture seule. Cliquez sur le nom de l'établissement pour ouvrir son propre calendrier dans un nouvel onglet et faites la modification là-bas.

Puis-je appliquer un ajustement à tous mes établissements en même temps ?
Pas pour l'instant. Chaque établissement doit être ajusté dans son propre calendrier.

Puis-je choisir une période personnalisée pour le pickup ?
Pas pour l'instant. Pickup since utilise des options prédéfinies (Yesterday, Last week, Last month), conçues pour montrer des tendances.